Métodos y Técnicas de Planificación y Desarrollo de un Proyecto

“Sólo cuando se trabaja con planeación y control se puede hablar de gerencia, dirección y gestión. Los proyectos deben adelantarse con base en herramientas y criterios de ingeniería y no sobre la base de simples cronogramas."

Luis Merchán Paredes

 

Planificación: 

 Planificar es decidir de antemano

       QUÉ hay que hacer

            CÓMO hay que hacerlo

            CUÁNDO se va a hacer

            QUIÉN lo va a hacer

            CUANTO me va a costar 

Visto como un algoritmo: 

 ALGORITMO:

 Establecer restricciones proyecto

 Hacer evaluaciones iniciales

 Definir hitos y entregas

   Mientras proyecto no termine

   Confeccionar agenda

   Inciar trabajos agenda

   Esperar

   Revisar el progreso

   Revisar estimaciones

   Actualizar agenda

   Re-negociar restricciones

   Solucionar posibles problemas

 Fin mientras

PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS

   Se puede definir un proyecto como una serie de tareas relacionadas, parcialmente ordenadas y generalmente dirigidas a la obtención de un resultado importante, por lo que requiere un largo período de tiempo para su finalización.

 

Actividades de gestión de proyectos: iniciación, planificación, ejecución, control y cierre

Generalmente los gestores de proyectos son responsables de algunas o todas de las siguientes actividades:

1. Redacción de la propuesta. La propuesta específica objeto, objetivos, alcance, calidad y estima riesgos del proyecto, y describe cómo él se llevaría a cabo. Incluye también estimaciones de costo y tiempo, y efectúa la integración de todo lo anterior con lo que sigue, y justifica -evaluando credenciales y circunstancias- por qué el contrato del proyecto se debe dar a una organización o equipo en particular, y bajo qué condiciones.
2. Planificación del proyecto. Se refiere a la identificación de actividades, hita y entregable del proyecto, incluso posibilidades de mitigación de riesgos...
3. Estimación de costos del proyecto. Esta actividad está predeterminada por la estimación cuantitativa y obtención in situ tanto de talentos como de recursos requeridos, para poder llevar a cabo el plan de actividades del proyecto: implica estimar para cada uno los volúmenes y costos unitarios por unidad de tiempo que se emplearán, para desarrollar todo el proyecto.
4. Supervisión y revisión del proyecto. Liderazgo y supervisión continúa. El gestor debe conocer el progreso del proyecto con los costos actuales y los planificados. También, es normal emitir reportes formales sobre su gestión, revisando el progreso y los desarrollos técnicos del proyecto, dando cuenta del estado del proyecto. El resultado puede dar lugar a la cancelación del proyecto.
5. Especificación, captación, evaluación, selección, inducción, supervisión, capacitación del personal, etc., relacionando competencias con compensación fija y logros con compensación variable, etc. Los gestores, generalmente, seleccionan a las personas que trabajarán en su proyecto, estableciendo el equipo ideal mínimo para desarrollar el proyecto. También diseñan su organización y la evolución de ella al avanzar el proyecto.
6. Comunicación personal y colectiva, y presentación de informes. Los gestores son los responsables de informar a clientes, contratistas y demás interesados sobre el proyecto. Deben redactar documentos concisos y coherentes que resuman la información crítica de los informes detallados del proyecto. Más allá de comunicar, recordar: dar a conocer, hacer comprender, compartir emocionalmente, comprometer y comprometerse, impulsar cumplir, agradecer y confiar; e impulsar cumplir reiteradamente, para generar confiabilidad.

 

Dirección del alcance del proyecto

El alcance del proyecto es el trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas. La dirección del alcance del proyecto comienza cuando el cliente concibe la idea de llevar a cabo dicho proyecto y este proceso no termina hasta que se ha archivado el último dato que describe el proyecto en su estado constructo final. Se compone de los siguientes procesos:

• Planificación del alcance: crear un plan de dirección del alcance del proyecto que refleje cómo se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto, y cómo se creará y definirá la Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT).
• Definición del alcance: desarrollar un enunciado del alcance del proyecto detallado como base para futuras decisiones del proyecto.
• Crear EDT: subdividir los principales productos entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar.
• Verificación del alcance: formalizar la aceptación de los productos entregables completados del proyecto.
• Control del alcance: controlar los cambios en el alcance del proyecto.

Elaboración de la EDT

Uno de los procesos de la dirección de alcance del proyecto, conocido como crear la EDT (estructura de descomposición del trabajo) consiste en una descomposición jerárquica, orientada al producto entregable, del trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos. Los componentes de la EDT del nivel más bajo, denominados paquetes de trabajo, deben tener un nivel de detalle suficiente para que se pueda:

• Controlar la duración de la actividad
• Conocer los recursos requeridos
• Conocer el coste de la actividad

Estudios previos

Antes de tomar la decisión de llevar un proyecto al cabo, es necesario hacer estudios previos de viabilidad.

• En el estudio de viabilidad técnica se determinan -en proyectos civiles- el emplazamiento óptimo del proyecto, la tecnología más apropiada, las necesidades en recursos (materiales, mano de obra, ...), el tamaño del proyecto, y se incluye un análisis del impacto medioambiental del proyecto... en proyectos de prestación de servicios, se determina características y atributos de ellos para satisfacer necesidades y atender inquietudes, tamaño, tecnología y red óptima de servicios, talentos e insumos más adecuados, y aspectos de respeto ecológico.
• En el estudio de viabilidad económica se estudia la rentabilidad del proyecto la cual indica su grado de atractivo para decidir la conveniencia o no de llevarlo a cabo, tanto en cuanto a rentabilidad financiera-privada como económica-social, en términos de valor agregado.
• En caso de requerirse utilizar recursos externos a la propia empresa, se hace un estudio complementario de viabilidad financiera...
  
  
  Métodos en gestión de proyectos
  
  
  Diagrama de Gantt
  
  
  La herramienta básica que se utiliza para realizar la planificación del trabajo de un proyecto es el diagrama de Gantt. Es un diagrama de barras que muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas así como las dependencias entre unidades mínimas de trabajo (pueden ser fin-comienzo, fin-fin, comienzo-fin, comienzo-comienzo).
  
  
  PERT
  
  
  La técnica de revisión y evaluación de programas o PERT es básicamente un método para describir, enlazar y analizar todas y cada una de las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea en función de talentos y recursos, e identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total en función de los talentos y recursos.
  
  
  Cadena crítica
  
  
  La gestión de proyectos por cadena crítica (CCPM) es un método que se enfoca en los recursos requeridos para ejecutar las tareas del proyecto. Tiende a mantener el uso de los recursos nivelado, pero les pide más flexibilidad en sus horas de trabajo y de ser capaces de cambiar rápidamente de tarea o de cadena de tarea para no retrasar el proyecto entero.